Op deze pagina kunt u documenten aanmaken en bewerken of
verwijderen.
Wanneer u werkt met Exact Synergy Enterprise product update 256 en u gebruik maakt van Internet Explorer 11, adviseren we dat u gebruik maakt van de volgende instellingen om ervoor te zorgen dat u de documenten correct kunt aanmaken en bewerken:
De beschikbaarheid van velden in dit scherm is afhankelijk van de instellingen van het geselecteerde documenttype welke zijn gedefinieerd via Documenten
? Inrichting ? Onderhoud
? Document: Types. Daarom is het mogelijk dat u meer of minder velden ziet dan hier worden beschreven.
Voor meer informatie, zie
Aanmaken en bewerken van documenttypes.
Sectie Onderwerp
Voer hier het onderwerp van het document in. Dit is een verplicht veld. Als u dit veld niet invult, dan wordt dit veld automatisch gevuld met de eerste 70 tekens van het document als u klikt op Bewaren.
Sectie Klik hier om bijlagen toe te voegen
In deze sectie kunt u bijlagen van uw computer of virtuele bestanden van OneDrive koppelen aan het document en de gekoppelde bijlagen bekijken of downloaden.
Opmerking:
Bij het aanmaken of bewerken van documenten kunt u bijlagen uploaden door op
Klik hier om bijlagen toe te voegen te klikken, of door de bestanden naar
het vak te slepen.
Bij het bewerken van een document kunt u ook een voorbeeld van een
gekoppelde bijlage bekijken, of de bijlagen downloaden.
Een geüploade bijlage ziet als volgt uit:
Beweeg uw muis over de bijlage om een voorbeeld te bekijken of de bijlage te
downloaden:
Wanneer u op 
klikt voor bestanden met het formaat .jpg, .pdf en .txt, wordt de inhoud getoond
in een preview browser. Voor bestandsformaten zoals .docx, .xlsx, en .pptx,
wordt de inhoud getoond in de betreffende Microsoft Office applicatie.
Sectie inhoud
Deze sectie biedt u functionaliteiten welke u helpen bij het aanmaken en bewerken van documenten. Voor meer informatie kunt u document
Help on Icons and Drop-down Options in Document Editor raadplegen.
Sectie Tags
Bedrijfstags
Klik 
om een bedrijfstag te koppelen aan het document. U kunt alleen bedrijfstags selecteren die zijn gedefinieerd in het documenttype via Documenten
? Inrichting ? Onderhoud
? Document: Type.
Te gebruiken tags
Hier worden de tags getoond die toegevoegd zijn aan dit
document. Om een tag te verwijderen klikt u op "X". Alleen de eigenaar van het
document en de administrator kunnen altijd tags verwijderen uit het document. De
tag eigenaar kan alleen de tags verwijderen die door hem zijn aangemaakt.
Wanneer de tag is verwijderd wordt deze ook verwijderd uit het document. Tags
kunnen niet worden aangepast.
Opmerking: Dit is alleen beschikbaar bij het
bekijken of bewerken van een document.
Sectie Meer / Informatie sectie
In deze sectie kunt u de details van het document definiëren. U kunt deze
sectie tonen of verbergen.
Document
Bij het aanmaken van het document wordt hier Nieuw of Nieuw – Versie 1
getoond afhankelijk van of de versiebeheer functie actief is. Bij het bewerken
van een document wordt hier het documentnummer en de versie van het document
getoond.
Als u een document aanmaakt, dan is het verplicht om hier een versienummer van het document in te voeren als u Zelfgedefinieerd heeft geselecteerd bij Formaat. U kunt het Formaat instellen via
Modules ? Documenten ? Inrichting ? Onderhoud ? Document: Types, selecteer hier een documenttype en ga naar het tabblad Meer eigenschappen.
Hieronder wordt de logica van versies in documenten uiteengezet:
|
Actie\Formaat
|
Zelfgedefinieerd
|
Hoofd
|
Hoofd & Sub
|
|
Aanmaken van een document
|
Het versienummer dat door u is gedefinieerd
|
· Eerste versie van een document (1)
· Tweede versie van een document (2)
· Derde versie van een document (3)
Het maximale aantal hoofdversies dat u kunt aanmaken kan worden gedefinieerd in het veld Aantal toegestane hoofdversies in het documenttype door op het documenttype te klikken via Documenten
? Inrichting ? Onderhoud
? Document: Types op het tabblad Meer eigenschappen.
Als het maximale aantal wordt overschreden, dan wordt de oudere hoofdversie verwijderd of gearchiveerd. Dit is afhankelijk van de instelling Oude hoofd versie welke tevens op hetzelfde tabblad kan worden gewijzigd.
|
· Eerste versie van een document (1.0) — Hoofdversie
· Tweede versie van een document (1.1) — Subversie
· Derde versie van een document (1.2) — Subversie
· Vierde versie van een document (2.0) — Subversie
U kunt een ongelimiteerd aantal subversies voor een hoofdversie van een document aanmaken. Het maximale aantal hoofdversies dat u kunt aanmaken kan worden gedefinieerd in het veld Aantal toegestane hoofdversies in het documenttype door op het documenttype te klikken via Documenten
? Inrichting ? Onderhoud
? Document: Types op het tabblad Meer eigenschappen.
Als het maximale aantal hoofdversies wordt overschreden, dan wordt de oudere hoofdversie verwijderd of gearchiveerd. Dit is afhankelijk van de instelling Oude hoofd versie welke tevens op hetzelfde tabblad kan worden gewijzigd.
Om van een subversie een hoofdversie te maken, kunt u gebruik maken van de kopieerfunctionaliteit welke beschikbaar is als u op de knop Versies klikt.
|
|
Bewerken van een document
|
Het versienummer van een bestaand document kan niet bewerkt worden en blijft ongewijzigd na het opslaan van het document.
|
Het versienummer van een bestaand document kan niet bewerkt worden en blijft ongewijzigd na het opslaan van het document.
|
· Eerste versie van een document (1.0) — Hoofdversie
· Tweede versie van een document (1.1) — Subversie
· Derde versie van een document (1.2) — Subversie
· Vierde versie van een document (2.0) — Subversie
Als u een subversie van een documenten bewerkt, dan wordt na het bewaren van het document een nieuwe subversie aangemaakt. Gebaseerd op bovenstaand voorbeeld, dan zal na het bewerken en opslaan van het document met versienummer 1.0 een nieuw document worden aangemaakt met nummer 1.3.
Als u klikt op Bewerken om een actief document te bewerken dat niet de laatste versie is, dan krijgt u een melding waarin u wordt gevraagd of u wilt doorgaan met bewerken.
|
|
Verwijderen van een document
|
Het geselecteerde document met het versienummer wordt verwijderd.
|
Het geselecteerde document met het versienummer wordt verwijderd. Als een actief document wordt verwijderd, dan wordt het document met de laatste begindatum actief gemaakt.
|
· Eerste versie van een document (1.0) — Hoofdversie
· Tweede versie van een document (1.1) — Subversie
· Derde versie van een document (1.2) — Subversie
· Vierde versie van een document (2.0) — Subversie
Als u een hoofdversie van een document verwijderd, dan worden tevens de subversies verwijderd. Gebaseerd op bovenstaand voorbeeld zal het verwijderen van document met versienummer 1.0 tot gevolg hebben dat de versienummers 1.1 en 1.2 tevens worden verwijderd. Als u versie 1.1 verwijdert, dan zal alleen deze versie worden verwijderd.
|
Het aanpassen van het versieformaat van een documenttype zal de nummering van de versies van bestaande documenten van dit documenttype beïnvloeden. Voor meer informatie kunt u het document
Renumbering of Versions for Existing Documents when Version Format Changes raadplegen.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar bij het bewerken van een document en als Versies is aangevinkt in de sectie Versies op het tabblad Meer eigenschappen in de eigenschappen van het documenttype welke u kunt benaderen door op het documenttype te klikken via
Modules ? Documenten ? Inrichting ? Onderhoud ? Document: Types.
Aangemaakt door
Hier wordt de naam getond van de persoon die het document heeft aangemaakt.
Tevens wordt de datum en tijd getoond waarop het document is aangemaakt. Dit
wordt alleen getoond bij het bewerken van een document.
Gewijzigd door
Hier wordt de naam getond van de persoon die het document heeft gewijzigd.
Tevens wordt de datum en tijd getoond waarop het document is gewijzigd. Dit
wordt alleen getoond bij het bewerken van een document.
Publiceer
Selecteer hier de publicatievorm. Bij Normaal zal het document niet worden getoond in de voorpagina- of hoofdpuntlijst. Bij Voorpagina zal het document in de voorpaginalijst worden getoond. U dient een korte samenvatting in te voeren naast dit veld welke wordt getoond samen met het onderwerp van het document op de voorpagina. Het is verplicht om dit veld in te voeren als u heeft gekozen voor Voorpagina. Bij Hoofdpunt zal het document in de hoofdpuntlijst worden getoond.
Type
Selecteer een documenttype voor het document. Voor meer
informatie, zie
Aanmaken en bewerken van documenttypes.
Categorie
Selecteer een categorie voor het document.
Opmerking: Deze optie alleen beschikbaar bij gebruik van de Classic documentenstructuur. Voor meer informatie kunt u het document
Classic documentenstructuur raadplegen.
Beveiligingsniveau
Selecteer of typ hier het beveiligingsniveau voor het document. Gebruikers met dit beveiligingsniveau of hoger kunnen dit document dan bekijken of bewerken. Als u een document bewaart met het beveiligingsniveau van “0”, “1”, of “2”, dan zal het document de status “open” krijgen, omdat het document moet worden goedgekeurd.
Extra beveiligingscontrole voor klanten
Vink deze optie aan om de extra beveiligingscontrole voor het document te
activeren. Deze optie wordt alléén getoond wanneer de instelling Extra
beveiligingscontrole voor klanten bij het documenttype van het document
is aangevinkt. Bij het aanmaken van een document is de instelling standaard
aangevinkt, en kan worden uitgevinkt. Wanneer u de instelling bij een
documenttype uitvinkt, blijft de instelling aanwezig en aangevinkt bij de
documenten waarbij deze al was aangevinkt. Wanneer u de instelling
vervolgens bij het document ook uitvinkt en het document opslaat, wordt deze
instelling niet meer getoond.
Bij het wijzigen van het documenttype van een bestaand document wordt de
extra beveiligingscontrole toegepast op basis van het nieuwe documenttype.
Wanneer bij het nieuwe documenttype bijvoorbeeld de instelling Extra
beveiligingscontrole voor klanten is aangevinkt, wordt de instelling
getoond in de sectie Informatie van het document, en is deze
aangevinkt. Wanneer bij het nieuwe documenttype de instelling Extra
beveiligingscontrole voor klanten niet is aangevinkt, wordt de
instelling getoond bij het document uitgevinkt en niet getoond.
Opmerking: De extra beveiligingscontrole is van toepassing op:
- gebruikers die zijn ingelogd als klant,
- documenten met beveiligingsniveau 3, en
- documenten waarbij dit is ingesteld of via de eigenschappen van de
documenttypes. Voor meer informatie, zie
Overzicht van documenttypes.
Taal
Selecteer de taal waarin het document is geschreven.
Verwijderdatum
Selecteer de datum waarop het document verwijderd moet worden.
Divisie
Selecteer de divisie om het document hieraan te koppelen.
Medewerker
Selecteer een medewerker om het document aan deze medewerker te koppelen.
Relatie
Selecteer een relatie om het document aan deze relatie te koppelen.
Contactpersoon
Selecteer een contactpersoon om het document aan deze persoon te koppelen.
Verkoopkans
Selecteer een verkoopkans om het document hieraan te koppelen. Verkoopkansen worden getoond op basis van de volgende scenario's:
-
Als de velden Relatie en Verkoopkans beschikbaar zijn en een klant met verkoopkansen is geselecteerd bij Relatie, dan worden alleen verkoopkansen getoond die zijn gekoppeld aan de geselecteerde klant.
-
Als de velden Relatie en Verkoopkans beschikbaar zijn en een klant zonder verkoopkansen is geselecteerd bij Relatie, dan worden geen verkoopkansen getoond.
-
Als alleen het veld Verkoopkans beschikbaar is, dan worden alle verkoopkansen getoond.
Project
Selecteer een project om het document hieraan te koppelen.
Artikel
Selecteer een artikel om het document hieraan te koppelen.
Serienummer
Selecteer een serienummer om het document hieraan te koppelen. U dient eerst een Artikel te selecteren alvorens een serienummer gekozen kan worden.
Assortiment
Selecteer een assortiment om het document hieraan te koppelen.
Release
Selecteer de release van het assortiment waaraan het document is gekoppeld. U dient eerst een Assortiment te kiezen alvorens een release ingevoerd kan worden.
Transactie
Selecteer een transactie om het document hieraan te koppelen.
Opmerkingen:
- U kunt de rechten om documenten te bewerken en bekijken beperken tot bepaalde groepen medewerkers op documentniveau via de daarvoor bestemde velden. Standaard gaan de rechten die documentniveau staan ingesteld boven rechten die zijn gedefinieerd op het niveau van het documenttype. Voor meer informatie kunt het document
Aanmaken en bewerken van documenttypes raadplegen.
- Alle aanmakers en eigenaren van documenten kunnen het document bewerken en bekijken, zelfs wanneer hun beveiligingniveau lager is dan het beveiligingsniveau van het document.
- Medewerkers van een specifieke groep kunnen alleen rechten krijgen voor het bewerken en bekijken voor documenten met een beveiligingsniveau dat gelijk aan of lager is dan hun beveiligingsniveau.
Bewerken: Rechten
Selecteer één van de volgende opties om te bepalen wie het document mag bewerken:
- Aanmaker/Eigenaar — Selecteer deze optie om alleen bewerkrechten te geven aan de aanmaker en de eigenaar die geselecteerd is bij Eigenaar. Als deze optie is geselecteerd, dan wordt het veld Eigenaar getoond.
- Divisie – Document — Selecteer deze optie om bewerkrechten te geven aan alle medewerkers welke vallen onder de geselecteerde divisie bij Divisie.
- Divisie – Aanmaker — Selecteer deze optie om bewerkrechten te geven aan alle medewerkers die vallen onder dezelfde divisie als de aanmaker.
- Rol — Selecteer deze optie om bewerkrechten te geven aan alle medewerkers met de rol die is geselecteerd bij Rol. Als deze optie is geselecteerd dan wordt het veld Rol getoond.
- Kostenplaats — Selecteer deze optie om bewerkrechten te geven aan alle medewerkers die vallen onder de kostenplaats welke is geselecteerd bij Kostenplaats. Als deze optie is geselecteerd dan wordt het veld Kostenplaats getoond.
- Kostenplaatsgroep — Selecteer deze optie om bewerkrechten te geven aan alle medewerkers die vallen onder de kostenplaatsgroep welke is geselecteerd bij Kostenplaatsgroep. Als deze optie is geselecteerd dan wordt het veld Kostenplaatsgroep getoond.
- Project – Lid — Selecteer deze optie om bewerkrechten te geven aan alle leden van het project dat is geselecteerd bij Project.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar als Bewerken op Ja staat in de sectie Rechten op het tabblad Delen in de eigenschappen van het documenttype welke u kunt benaderen via Documenten/Inrichting/Onderhoud/Document: Types.
Eigenaar
Selecteer hier een medewerker om deze eigenaar te maken van het document.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar als u Aanmaker/Eigenaar heeft geselecteerd bij Bewerken: Rechten en Bewerken op Ja staat in de sectie Rechten op het tabblad Delen in de eigenschappen van het documenttype welke u kunt benaderen door op het documenttype te klikken via Documenten/Inrichting/Onderhoud/Document: Types.
Rol
Selecteer hier een rol om bewerkrechten te geven aan alle medewerkers met deze rol. Als een rol is geselecteerd, dan wordt het veld Rolniveau getoond.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar als u Rol heeft geselecteerd bij Bewerken: Rechten.
Rolniveau
Selecteer één van de volgende niveaus om bewerkrechten te geven aan alle medewerkers met de geselecteerde rol op dit niveau:
- Bedrijf — Selecteer dit niveau om bewerkrechten te geven aan medewerkers op bedrijfsniveau.
- Groep — Selecteer dit niveau om bewerkrechten te geven aan medewerkers op groepsniveau. Als u dit niveau heeft geselecteerd, dan wordt het veld Referentiepunt getoond.
- Divisie — Selecteer dit niveau om bewerkrechten te geven aan medewerkers op divisieniveau. Als u dit niveau heeft geselecteerd, dan wordt het veld Referentiepunt getoond.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar als u een rol heeft geselecteerd bij Rol.
Referentiepunt
Selecteer één van de volgende opties om bewerkrechten te geven aan alle medewerkers met de geselecteerde rol welke gekoppeld zijn aan één van de volgende reference points:
- Relatie — Selecteer deze optie om bewerkrechten te geven aan alle medewerkers welke zijn gekoppeld aan de relatie die is gedefinieerd in het document.
- Aanmaker — Selecteer deze optie om bewerkrechten te geven aan de aanmaker van het document.
- Artikel — Selecteer deze optie om bewerkrechten te geven aan alle medewerkers welke zijn gekoppeld aan het artikel dat is gedefinieerd in het document.
- Project — Selecteer deze optie om bewerkrechten te geven aan alle medewerkers welke lid zijn van het project dat is gedefinieerd in het document.
- Medewerker — Selecteer deze optie om bewerkrechten te geven aan de medewerker welke is gedefinieerd in het document.
- Serienummer — Selecteer deze optie om bewerkrechten te geven aan alle medewerkers welke zijn gekoppeld aan het serienummer dat is gedefinieerd in het document.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar als u Groep of Divisie heeft geselecteerd bij Rolniveau.
Kostenplaats
Selecteer een kostenplaats om bewerkrechten te geven aan alle medewerkers van deze kostenplaats.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar als u Kostenplaats heeft geselecteerd bij Bewerken: Rechten.
Kostenplaatsgroep
Selecteer een kostenplaatsgroep om bewerkrechten te geven aan alle medewerkers van deze kostenplaatsgroep.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar als u Kostenplaatsgroep heeft geselecteerd bij Bewerken: Rechten.
Overzicht: Rechten
Selecteer één van de volgende opties om leesrechten te geven aan de daarbij behorende medewerkers:
- Divisie – Document — Selecteer deze optie om leesrechten te geven aan alle medewerkers van de geselecteerde divisie.
- Divisie – Aanmaker — Selecteer deze optie om leesrechten te geven aan alle medewerkers die vallen onder dezelfde divisie als de aanmaker.
- Rol — Selecteer deze optie om leesrechten te geven aan alle medewerkers met de geselecteerde rol. Nadat u deze optie heeft geselecteerd wordt het veld Rol getoond waar u een rol kunt selecteren.
- Kostenplaats — Selecteer deze optie om leesrechten te geven aan alle medewerkers met de geselecteerde kostenplaats. Nadat u deze optie heeft geselecteerd wordt het veld Kostenplaats getoond waar u een kostenplaats kunt selecteren.
- Kostenplaatsgroep — Selecteer deze optie om leesrechten te geven aan alle medewerkers met de geselecteerde kostenplaatsgroep. Nadat u deze optie heeft geselecteerd wordt het veld Kostenplaatsgroep getoond waar u een kostenplaatsgroep kunt selecteren.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar als Bewerken op Ja staat in de sectie Rechten op het tabblad Delen in de eigenschappen van het documenttype welke u kunt benaderen via Documenten/Inrichting/Onderhoud/Document: Types. U kunt het veld alleen bewerken als ook de optie Bewerken is aangevinkt in dezelfde sectie.
Rol
Selecteer een rol om leesrechten te geven aan alle medewerkers met deze rol.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar als u Rol heeft geselecteerd bij Overzicht: Rechten.
Rolniveau
Selecteer één van de volgende niveaus om leesrechten te geven aan alle medewerkers met de geselecteerde rol op dit niveau:
- Bedrijf — Selecteer dit niveau om leesrechten te geven aan medewerkers op bedrijfsniveau.
- Groep — Selecteer dit niveau om leesrechten te geven aan medewerkers op groepsniveau. Als u dit niveau heeft geselecteerd, dan wordt het veld Referentiepunt getoond.
- Divisie — Selecteer dit niveau om leesrechten te geven aan medewerkers op divisieniveau. Als u dit niveau heeft geselecteerd, dan wordt het veld Referentiepunt getoond.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar als u een rol heeft geselecteerd bij Rol.
Referentiepunt
Selecteer één van de volgende opties om leesrechten te geven aan alle medewerkers met de geselecteerde rol welke gekoppeld zijn aan één van de volgende reference points:
- Relatie — Selecteer deze optie om leesrechten te geven aan alle medewerkers welke zijn gekoppeld aan de relatie die is gedefinieerd in het document.
- Aanmaker — Selecteer deze optie om leesrechten te geven aan de aanmaker van het document.
- Artikel — Selecteer deze optie om leesrechten te geven aan alle medewerkers welke zijn gekoppeld aan het artikel dat is gedefinieerd in het document.
- Project — Selecteer deze optie om leesrechten te geven aan alle medewerkers welke lid zijn van het project dat is gedefinieerd in het document.
- Medewerker — Selecteer deze optie om leesrechten te geven aan de medewerker welke is gedefinieerd in het document.
- Serienummer — Selecteer deze optie om leesrechten te geven aan alle medewerkers welke zijn gekoppeld aan het serienummer dat is gedefinieerd in het document.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar als u Groep of Divisie heeft geselecteerd bij Rolniveau.
Versie: Begindatum
Voer hier de begindatum van het document in.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar bij het bewerken van een document en als Versies is aangevinkt in de sectie Versies op het tabblad Meer eigenschappen in de eigenschappen van het documenttype welke u kunt benaderen door op het documenttype te klikken via
Modules ? Documenten ? Inrichting ? Onderhoud ? Document: Types.
Versie: Opmerking
Voer hier een additionele opmerking in met betrekking tot het document.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar bij het bewerken van een document en als Versies is aangevinkt in de sectie Versies op het tabblad Meer eigenschappen in de eigenschappen van het documenttype welke u kunt benaderen door op het documenttype te klikken via
Modules ? Documenten ? Inrichting ? Onderhoud ? Document: Types.